Nos astuces pour gagner en efficacité avec Microsoft Teams

L’application collaborative Teams est devenue incontournable depuis le début du confinement. Découvrez nos astuces pour gagner en efficacité !

1 – Changez votre arrière-plan “visio” pendant une réunion
Dans la barre d’outils située en bas de votre écran, cliquez sur les trois points et sélectionnez « Afficher les effets d’arrière-plan ».  Vous aurez le choix entre trois options : ne pas ajouter d’arrière-plan, la possibilité de le flouter pendant votre réunion et ajouter un arrière-plan. De nombreux modèles sont proposés : paysage, plage, univers de jeux vidéo, loft, bureau ou encore de salle de classe ! Il est possible de tester tous les arrière-plans proposés en lançant l’aperçu. Une fois votre choix fait, cliquez sur « Appliquer et activer la vidéo ».

2 – Gagnez du temps avec les raccourcis clavier
Microsoft Teams propose un grand nombre de raccourcis clavier. Par exemple, un appui simultané sur Ctrl + N permet de démarrer une nouvelle conversation ou encore Ctrl + Maj + U permet de démarrer un appel vidéo. Retrouvez la liste complète sur le site de Microsoft.

3 – Utilisez le tableau blanc collaboratif pendant un appel vidéo
Il est possible d’utiliser un tableau blanc sur lequel chaque participant à une réunion peut partager un texte, un dessin, un post-it… Cliquez sur le bouton « Partager » dans la barre d’outils et ouvrez le tableau blanc collaboratif. Il est possible d’utiliser un stylo pour annoter la présentation. Une gomme permet d’effacer les notes. Pour revenir à la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton « Arrêter » situé en bas à gauche du tableau blanc.

4 – Enregistrez un message et retrouvez les éléments de la réunion
Pour enregistrer et retrouver un message important, faites un clic droit sur un message envoyé dans une conversation. Cliquez sur les « trois points » puis sur « Enregistrer ce message ». Pour accéder aux messages enregistrés, cliquez sur la vignette de votre profil et sélectionnez l’option « Messages enregistrés ». Dans le cas d’une réunion, il est possible d’accéder aux éléments échangés. Dans le volet gauche, sélectionnez « Conversation » dans la fenêtre principale, vous pourrez retrouver le fichier vidéo, si la réunion a été enregistrée, ainsi que les fichiers partagés, les notes de la réunion, les commentaires, les participants ou encore le tableau blanc.

5 – Notez un message comme important ou urgent
Teams permet de signaler un message comme « important » avec une mise en forme spéciale. Pour cela, cliquez sur le bouton en forme de point d’exclamation sous le champ de texte et sélectionnez « Important ». La même manipulation mais cette fois-ci en sélectionnant « Urgent » déclenche une notification toutes les 2 minutes pendant 20 minutes pour le destinataire. Un bouton en forme de cloche accompagne la publication du message dans la conversation.

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